¿Qué es la gestión documental?

Se entiende por gestión documental el conjunto de normas técnicas y prácticas usadas para administrar el flujo de documentos de todo tipo en una organización, permitir la recuperación de información desde ellos, determinar el tiempo que los documentos deben guardarse, eliminar los que ya no sirven y asegurar la conservación indefinida de los documentos más valiosos, aplicando principios de racionalización y economía.

Es una actividad casi tan antigua como la escritura, que nació debido a la necesidad de “documentar” o fijar actos administrativos y transacciones legales y comerciales por escrito para dar fe de los hechos. Este tipo de documentos se plasmaron sucesivamente en tablillas de arcilla, hojas de papiro, pergaminos y papel, cuya gestión se fue haciendo cada vez más compleja a medida que crecía el tamaño de los fondos documentales.

Hoy en día muchas empresas manejan una gran cantidad de información en papel y electrónico en donde suelen perder tiempo con flujos de trabajo ineficientes.

Posiblemente las empresas no deseen que sus empleados pierdan tiempo con flujos de trabajo manuales o que no pasen demasiado tiempo buscando y reenviando documentos a otros compañeros y departamentos. Por lógica tampoco querrán que sus empleados no tengan que volver a redactar un texto originalmente en PDF para poder manejar el contenido en otro formato.

Rebsa le puede ayudar con la tecnología en este difícil proceso de gestión. A continuación le mostramos las herramientas de gestión que le ofrecemos:

DF-SERVER
Papercut
AutoStore