DF-Server

Sistema de Gestión Documental Inteligente

La información que manejan las empresas aumenta diariamente (pedidos, albaranes, facturas, expedientes, proyectos, catálogos, normas y procedimientos, etc.).

La gestión documental es la manipulación eficiente de todo ese volumen de contenidos en formato electrónico, con el objetivo de reducir costes, espacio y obtener acceso inmediato a toda la información.

Existen varias versiones de DF-SERVER, para adaptarlo a las necesidades de cada cliente. A continuación las detallamos:

df-server

Especificaciones
– 1 Licencia de usuario administrador y 3 licencias de Consulta
– Localización inmediata de cualquier documento por cualquier palabra contenida en el mismo
– Clasificación Automática de documentos, del papel al AZ electrónico correspondiente..
– Extrae todo el texto del documento por OCR.
– Integración directa con la suite de Microsoft Office
– Importación de estructuras de archivo de texto (CSV, TXT,..)
– Soporta todos los formatos de archivo, archivos de imagen (pdf, tif, jpg,png, bmp), archivos ofimáticos (doc, xls, odt, xlsx, docx, txt), mails (eml, msg), archivos adjuntos de correos, archivos de audio, video, etc.
– Firma de archivos PDF con certificado digital
– Sellado de archivos con sellos de texto o imagen.
– Inserción de notas, tipo posit.
– Búsqueda por el contenido de los sellos o notas
– Catalogación de documentos mediante campos índices.
– Extracción de páginas sueltas de un documento multipágina.
– Envío directo de archivos por e-mail.
– Impresión directa de documentos
– Grapado y desgrapado de archivos PDF
– Extracción de los exif data o metadatos de fotografías.
– Historial detallado de acceso y acciones realizadas con cada documento.

Beneficios
– Reduce los tiempos de localización, recuperación y archivo de documentos
– Controla y protege el acceso a la información
– Disponibilidad permanente de la información dese cualquier lugar y a cualquier hora
– Ahorra copias e impresiones innecesarias , evitando la duplicidad de la información.
– Incrementa la seguridad con la posibilidad de tener varias copias de respaldo (backups) y elimina riesgos como incendios, robos, inundaciones, etc.

Gran cantidad de prestaciones con baja inversión. Multitud de opciones adicionales. Hasta 10 usuarios. Archivo automático y desatendido. Work-Flow y gestión de procesos. Certificación, Versiones, metadatos,… y con enlace directo con ERP, CRM, Web,etc.

– Ahorro: En espacio físico (metros cuadrados). En Material de Oficina (carpetas, sellos, archivadores, etc.). En tiempo de archivo y localización de documentos.

– Seguridad: Se controla el acceso a la información: ¿quién? ¿a qué? ¿cuándo? Las puertas se transforman en contraseñas. Trazabilidad e historial de archivos, expedientes, flujos y auditoría global por usuario, evento y fecha. Asegurar la información mediante múltiples copias de respaldo (backup).

– Productividad: La información siempre disponible 24 horas, 365 días y desde cualquier lugar o ubicación. Agiliza procesos administrativos y de gestión. Se comunican con las aplicaciones de gestión para el envío o recepción de datos.

– Ecológico: Sustituir papel, fotocopias, tóner, carpetas, tinta, impresoras, grapas, archivadores, carpetas, subcarpetas, herramientas diversas de oficina, sobres, sellos, etiquetas, estanterías, bandejas, clips, adhesivos,…

¿Cómo funciona?

Entrada

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Distribución automática de los documentos en cada carpeta y salida

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¿Cómo se realiza la implementación? Se lo detallamos en 3 pasos.
– Análisis técnico y de equipamiento > Auditoría documental > Diseño de estructura > Calendario de proyecto
– Instalación del aplicativo > Parametrización > Creación de estructura documental > Formación
– Auditoría funcional > Cierre de proyecto

Visor Central de Archivos

Desde una única pantalla, el usuario realiza el 95% de las funciones disponibles en la herramienta. Todo al alcance de su mano, fácil, sencillo… para sacarle el máximo rendimiento.

visor-central-archivos

Módulos Adicionales

Indexación y Multiformato: Posibilita la relación manual de documentos entre sí, sin importar dónde se encuentren dentro de la gestión documental. Creación de expedientes multi documentos (archivos MMD).

indexacion-multiformato

Conector ODBC: Permite hacer conexiones con bases de datos a través del estándar ODBC. Las conexiones pueden ser tanto de lectura como de escritura.

Digitalización Certificada: Mediante este módulo, homologado por la Agencia Tributaria, se pueden digitalizar las facturas recibidas y documentos sustitutivos, con la garantía de proceder a su destrucción, sin tener que conservar los documentos en papel.

Click&Search: Permite crear un icono dentro de cualquier aplicativo de terceros y configurarlo para buscar documentos en DF-SERVER por texto contenido, nombre de archivo o índices del documento.

Click-Search

Especificaciones

– Archivo y clasificación automática de documento.
– Extrae por OCR todo el texto contenido en los documento.
– Localización de archivos por cualquier palabra contenida en el mismo, por nombre de archivo, índices o metadatos, notas, sellos y avisos asociados.
– Soporta todos los formatos de archivo )pdf, tif, jpg, ofimáticos, dwg, txt, eml, msg, dat, html, asp, audio, video, ….
– Integración directa con aplicaciones de Microsoft Office.
– Sistema de archivos en carpetas+ base de datos
– Creación de expedientes multi documentos (archivos MMD). (opcional)
– Extracción de páginas sueltas o intervalos, de archivos pdf o tif, multipágina.
– Control de versiones automático en archivos editables.
– Historial detallado, de archivo, expedientes y flujos de trabajo
– Auditoría global por usuario fecha y evento.
– Definición de índices o metadatos en múltiples tipos de campos.
– Posicionamiento y localización de texto encontrado en documento.
– Seguridad de acceso integral por usuario y/o grupos
– Creación de estructuras de carpetas dinámicas.
– Importación de estructuras desde archivo csv o txt.
– Conexión a bases de datos de terceros compatibles ODBC. (opcional)
– Múltiples tipos de sellos, de texto, imagen, tipo stamp, variables, etc
– Inserción de notas a documentos y búsqueda de archivos por el contenido de las notas o el color de las mismas.
– Definición y vinculación de tags a documentos
– Creación de links y accesos directos por usuario
– Firma de documentos mediante certificado digital, tableta capturadora de firma y huella dactilar.
– Configuración de procesos automáticos para entrada de documentos, procesado de imagen, certificación, código de barras, identificación de documentos, análisis de datos inteligente, sellado, impresión y envío por mail.
– Múltiples posibilidades de comunicación, enlace e integración con otros aplicativos, tanto con conexión directa a bases de datos, como a través del módulo click&search. (opcional).

DF-Server Professional Edition. Herramientas de alta productividad. Se pueden agregar módulos que lo convierten en un gestor documental de altísimo nivel con suarios ilimitados. Archivo automático y desatendido. Work-Flow y gestión de procesos. Certificación, Versiones, metadatos,… y con enlace directo con ERP, CRM, Web, etc.

– Ahorro: En espacio físico (metros cuadrados). En Material de Oficina (carpetas, sellos, archivadores, etc.). En tiempo de archivo y localización de documentos.

– Seguridad: Se controla el acceso a la información: ¿quién? ¿a qué? ¿cuándo? Las puertas se transforman en contraseñas. Trazabilidad e historial de archivos, expedientes, flujos y auditoría global por usuario, evento y fecha. Asegurar la información mediante múltiples copias de respaldo (backup).

– Productividad: La información siempre disponible 24 horas, 365 días y desde cualquier lugar o ubicación. Agiliza procesos administrativos y de gestión. Se comunican con las aplicaciones de gestión para el envío o recepción de datos.

– Ecológico: Sustituir papel, fotocopias, tóner, carpetas, tinta, impresoras, grapas, archivadores, carpetas, subcarpetas, herramientas diversas de oficina, sobres, sellos, etiquetas, estanterías, bandejas, clips, adhesivos,…

¿Cómo funciona?

Entrada

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Distribución automática de los documentos en cada carpeta y salida

Diapositiva 1

 

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¿Cómo se realiza la implementación? Se lo detallamos en 4 pasos.
– Análisis técnico y de equipamiento > Auditoría documental > Diseño de estructura > Calendario de proyecto
– Instalación del aplicativo > Parametrización > Creación de estructura documental > Formación inicial
– Intengración y pruebas de usuario > Procesos avanzados > 2º ciclo de formación
– Auditoría funcional > Formación final > Cierre de proyecto

Versión multiservidor. Procesamiento de documentos en paralelo. Admite concurrencias. Alto Volumen y Disponibilidad.

– Multiproceso simultáneo en varios servidores, balanceando carga de trabajo
– Procesamiento por lotes
– Base de datos replicada
– Disponibilidad global 24×365
– Escalable, tanto en número de equipos de proceso, como en capacidad de almacenamiento
– Solución idónea para grandes corporaciones e instituciones con alto nivel de documentación

Incluye de serie:
– 2 Licencias de Servidor
– 10 Licencias de usuario
– ADI (O.C.R. Zonal)
– Digitalización Certificada
– Work-Flow
– Control de Versiones
– Gestión correo electrónico… y todas las funcionalidades de DF-SERVER Professional.

Como siempre, si desea ampliar ésta u otra información puede contactar con nuestros comerciales en info@rebsa.com o en el teléfono 934 908 288.

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